対面理事会議事録
日時 平成25年10月18日 9：30～17時
10月19日 9：00～11：30
場所 東京都渋谷区代々木神園町3－1
国立オリンピック記念青少年センター、センター棟507号室
出席者
理事： 木下マリアン、木本恵、ベンジャミン・トンプキンス、
カレン・サンドネス、遠藤安岐子
監事： フランク・モアヘッド、ノラ・ヒース・スティーブンス
欠席者： 理事 関根マイク、宮原美佳子、立花陽一郎＊
＊立花陽一郎は木下マリアンに委任 （10月18日1時半から4時までスカイプにて会議に参加。）
議題
1）理事長、担当理事の報告
2）会計報告 － 前半期の報告、他
3）組織について
4）定款・細則の改正
5）SIG、地域委員会、IJETについて、及びハンドブックについて
6）JAT長・中・短期計画提案
7）通訳グループのための環境整備
8）JAT理事の倫理規定について
9）ウエブサイトについて
10）その他
監事により、理事会の定足数を満たしていることの確認がされ、中間対面式理事会を9時半に開始した。
議題の採択
木下理事長が本対面理事会の議長を務めることに異議なしとされ、前もって理事、監事に渡された議題の採択が行われた。議題の数及び内容全てを対面理事会内で討議でいない可能性があることから、議題は順不同とし、対面理事会で話し合う時間がない場合は、ウエブ上での会議に持ち越されることを出席理事全員が賛成し、議題の採択がされた。
１）理事長、各担当理事の報告
（1） 木下理事長： JTFの翻訳祭の報告、宮原理事が10 月31日をもって辞任すること、新しい理事の選任の経過、現状について報告があった。また、理事会のイメージ、各担当理事の役割、SIGや他の委員会への対応の仕方などについての懸念を述べ、委員会などとの関係を改善する必要性が課題であると述べた。
（２）会計担当理事：木本恵理事は、総会において承認された2013年度予算と上半期の会計の比較を示す財務報告書を配布し、現状について説明があり、IJET-24の決算報告も行った。
（３）会員・法務担当理事：遠藤安岐子担当理事は、2013年度上半期の新規会員数は72名、再入会者は34、合わせて106名、会員更新をしなかった会員数は42名と報告した。今後の課題は会員維持で、更新しなかった会員が何故更新しなかったかなどを調査し、会員サービスの改善に役立てると述べた。
法務関係ではファースト・メリット銀行口座維持のために、JATがオハイオ州で外国籍NPO法人として登録したことが報告された。
（４）SIG/IJET-25/地域活動委員会担当理事：ベン・トンプキンス理事はSIGおよび地域活動委員の活動内容、および新しくできたJATENT, JATTOOLについて報告した。今後の課題として、SIG及び地域活動において、できるだけ自給自足を目指し、会場レンタル費用を最小限に抑えること、SIG/地域活動委員のための手引きを作成中であること、SIG/地域活動委員会のリエゾンのための手引き作成すること、及びIJETの手引きを修正・変更することであると報告した。（今まで、手引きは英語で‘MANUAL’と呼ばれていたが、今回の会議により、’Handbook’と呼ぶことに理事は賛同した。）
細則（第VII条２）に従い、SIGその他の委員会の委員長を任命することになっているが、現理事会は2013年度にそれを行っていなかったので、各委員会の現委員長・委員を明確にし、理事会として委員長を任命することになった。
トンプキンス担当理事によりIJET25の経過報告があり、遠藤理事から国際交流基金の後援名義が承認されたことの報告があった。
（５）IJET・E塾・翻訳コンテスト・askjat担当理事：カレン・サンドネス理事はaskjatへの問い合わせ内容、2013年度のコンテスト及びIJET-26について報告した。IJET-26 候補地英国のヨークから予算および計画書が提出されたことが報告された。’Job Post’ を本協会のウェブサイトで立ち上げる話は以前からあるが、適切な時期に実行するべきである。
IJET26
理事会はIJET26を英国ヨーク市で開催する提案、企画書と予算を受け取り、企画内容、予算などを精査し、他の地域からの申し出がないことも鑑み、「英国ヨークからのIJET26を開催する申し出を受諾し、内容、予算の修正を条件に承認すること」という動議を採決し、全員一致で可決、決定した。また、修正された提案書・予算の提出は1ヶ月以内とすることになった。IJET26は6月23日、24日に開催される予定。
（６）ウエブマスターである立花陽一郎（YT）理事の報告は木下理事長を通してウエブマスターの役割についての報告があり、各担当理事もそれに倣い、役割についてまとめることが提案された。
２）会計
IJET24 の決算について詳細にわたり説明・討議がされた。IJET24の決算書は監査が精査し問題は無いと報告された。「予算と比較されたIJET24の決算書の項目の順序・名称その他を遠藤理事が提案した修正をすることを前提に承認する」という動議がだされ、採決、全員一致で動議は可決された。
クリフ・ベンダーからIJET24の決算報告をウエブ上で会計担当者の名前をいれて公開するよう要請があったと報告され、それについて討議し、IJET24の決算をウエブで公開する代わりに、「要請があれば、情報および会計報告の詳細を提供する」とJATのウエブの事業計画、予算の頁に追記することが決まった。
2013年度の予算と比較した9月30日付けの上半期の会計報告が提出された。来年度から、中間対面理事会で上半期の会計を精査し、下半期の予算の見直しが必要かどうか検討することになったが、そのために、SIGその他の委員会は9月の初めに上半期の活動と経費を見直し、必要に応じ下半期の予算の修正をすることとなった。
新しいSIGの承認について： 理事会としてはJATの会員の活動を歓迎し、新しいSIGの立ち上げを奨励する方針であるが、その会計年度の予算に含まれていない場合、数ヶ月、最長6ヶ月承認に要することを理解してもらう。ただし、新しいSIGの立ち上げの申請はいつでも受付け、理事会は出来るだけ速やかに決定するよう努力する。また、新しいSIG 立ち上げを考えている会員は承認される前でも、会を開き活動をして良いが、予算に組み込まれるのは承認後となる。次年度の予算に組み込む必要があるため新しいSIGの立ち上げを考えている会員はSIGリエゾンに出来るだけ早く報告しなければいけない。
銀行口座の数を減らすことについて： 木本会計担当理事は現在JATは銀行口座を９口座持っているが、それを6口座に減らす計画であること、閉鎖する口座はみずほ銀行、りそな銀行、およびIJETペイパルの口座であると報告した。維持する銀行口座は、オハイオ州にあるファースト・メリット銀行、楽天銀行、ペイパル、三井住友銀行、三菱東京UFJ銀行、ゆうちょ銀行となる。
３）組織について
理事長は組織図を提出、PR担当理事および副理事長の役割はより明確にする必要があると述べた。本会議ではPR担当理事および副理事長共欠席であるため、定期的に行う月例スカイプ会議の最初の会議では副会長の役割、PR担当理事の役割について話し合うことを提案した。また、各担当理事は月例報告の形で活動報告をすることを理事長が提案した。
４）定款・細則の改訂
遠藤理事から、定款と細則と食い違いが無いように、また、JATの運営に柔軟性を持たせるために、以下の提案がされた。
定款第3条１の（１）の理事の数を「8名」から「最低6名、最高12名」と変更すること。これは会員が増えていること、SIGの数が増え活発であることから、運営しやすくするために理事の数を増やせる可能性を持たせるためと説明された。
他の変更はJATの細則との一貫性を保つため、およびNPO法に准じるためである。例、第9条（３）の猶予期間が細則と異なる、第24条がNPO法に准じて追加項目が必要であることなど。
これらの改訂案に対して、遠藤理事は理事会でこれらの変更事項を承認してほしいこと、また、細則などを精査、文言を変更するために、定款・細則変更特別委員を立ち上げることを要請した。
「定款にある理事の人数を8名から、最低6名・最高12名に変更する」という動議が出され、全員一致で動議は可決された。
また、「法に准じるために第24条を遠藤理事が提案するように修正する」との動議が出され、全員一致で動議は可決された。
理事会はフランク・モアヘッド幹事、ノラ・ヒース・スティーブンス監事、木本法務担当補佐、遠藤法務担当理事および佐藤（エミリー）綾子を任命することを承認した。
2月1日までに理事に改訂したものを提出し、選挙前に最終改訂版を作成し、総会の議題に定款変更を入れることとなった。
5）SIG、地域活動委員会、IJET、および手引きについて
ピーティックス使用
いろいろ議論・検討した後、「理事会は大阪で11月30日に開催されるIJETプレイベントと12月7日に開催されるTACの忘年会にピーティックスを使用することを承認する。以降の使用に関しては、各委員会はリエゾンを通して申請し、理事会の承認を受けること。ただし、ピーティックスが保有する額はJATの資産の3％を超えてはならない。」という動議が出され、動議は全員一致で可決した。
SIG,地域分科会の独立採算について
トンプキンス理事はSIGを独立採算がとれるようにすることを目標にしていると述べた。SIGの経費の大半が会場レンタル費であることから、SIGおよび他の委員会が代々木にある国立オリンピック記念青少年センター（オリンピック・センター）など、安く借りられる会場を使用するか、参加費をとり、レンタル費を賄えるように各委員会に奨励したいと述べた。
「オリンピックセンターを会場とした場合、2014年10月の終わりまで、JATが会場費を支払い、もしオリンピックセンターを使用しない場合、SIGはミーティングを開催する際、出来る限りの努力をし、赤字とならないようにすること」という動議が出され、全員一致で可決した。
JATの収入を増やすための、および経費削減のための、色々なアイディアが出され、議論された。
SIGとIJETの手引きについて
トンプキンス理事は本会議で出された意見などを反映し、SIGとIJETの手引きは12月には理事が精査できるようにする予定であると報告した。
世界各地での活動
JATの会員のニーズを満たすために、日本国外での地域分科会の活動を奨励することが提案された。
PROJECT
2015年にJATの設立30周年記念の行事の一環として、PROJECTを開催し、全SIGが関われる行事にしたらどうかと提案された。
その他：定期的にSIGおよび他の委員会の委員長のスカイプによるミーティングをし、共通の問題・解決法などを話し合う予定。
６)長・中・短期計画
長・中・短期計画無しでは、JATおよび理事はその日そのときに起きる問題と対処することに追われ、JATの存在そのものに影響を及ぼすより深刻な課題に取り組むことができないと遠藤理事は述べ、パワーポイントを配布をし、長・中・短期計画のアイディアを理事に提出した。
解決されなければいけない課題
（1）現在一番問題視しなければいけないことはJATの6百万円が赤字と示されている予算
（2）事務局もなく、日常業務をするスタッフもいない。（つまり、理事および委員会の委員は全員ボランティアで、仕事の負担が多すぎ、「燃え尽き」、熱意も激減する恐れがある。また、事務局という物理的場所がないために、ボランティア、インターンなどが日常業務をすることもできない。
（プレゼンに使われたPDF）
目標を持ち、計画的に物事を運び、赤字予算を解消し、組織として認知度を高め、公益性を高めることも含め、確固たる組織となるために、提案された長・中・短期計画を検討し、目標に向かって、各理事が、何ができ、何をしなければいけないかを考えて欲しいと遠藤理事が理事に要請した。認知度、公益性のために、言語に関連したサービスを公に提供することも提案された。
遠藤理事のプレゼンに対して、経費の削減、会員を増やすこと、認知度を高めること、公益性を持たせること、外注すること、海外の会員の活動を奨励すること、多国語を含むこと、ウエブサイトの改善など、全体的に賛同したと見られる。
7）通訳グループのための環境整備 （関根マイクおよび宮原美佳子不在のため、話し合いは行われなかった）
8）JAT理事の倫理規定について （理事ベースキャンプで行うことになった）
9）ウエブサイトについて
ウエブマスターである立花理事はスカイプで会議に参加し、ウエブマスターとして直近に何が必要であるかの説明があった。
－ウエブファッションのアップグレード：支障なくウエブを運営するために、共有しているユーザーの数を減らす必要がある。
－試験用のサイトはエクスプレッション・エンジン（EE）の同じサイトを使用しているが、試験用および開発のために別サイトを確保するとともに、EEのセキュリティーをアップグレードする。
これらのアップグレードは予算にすでに計上してあるので、早期にアップグレードをすることを理事会は薦めた。
－SNS委員会をウエブコンテンツ委員会の下に置く
10）その他
PR：PR担当理事の役割を明確にする。
YouTube とUstream:
YouTubeとVimeoに関して説明があった。議論の末、理事会としてはIJET-25の販促のためにYouTubeを使用することを承認しない方向にすることになった。
無料期間後でのUstreamの使用：インタラクティブにすることも含めて議論されるべき。
トンプキンス理事の提案：理事のライトボードを整備し、古い事項に関しては「zzz」をつける。
予定されていた時間を過ぎたため、議長は話し合いの続きはベースキャンプで行うと述べ、本会議は平成２5年10月19日（土）11時半に閉会した。
10月18日、19日に行われた対面理事会の議事の経過の概要及び議決の結果を明確にするため，この議事録を作成し，議長並びに議事録署名人が署名または押印する。
本会議の議長と共に、議事録署名人、遠藤安岐子およびベン・トンプキンスが署名する。
特定非営利活動法人日本翻訳者協会理事会
議長 木下マリアン
議事録署名人 遠藤安岐子
議事録署名人 ベン・トンプキンス