2012年度対面理事会議事録
1. 日時および場所
2012年10月19日（金）：09:30-18:00
TKP渋谷カンファレンスセンター
2. 出席役員
理事総数: ８人
出席理事: チャールズ・アッシュマン（CA）、姫野幸司（KH）（11:00～）、岩田ヘレン（HI）、木本恵（MeK）、木下マリアン（MaK）、カレン サンドネス（KS）、立花陽一郎（YT）、ウレマン フレッド（FU）
監事総数: 2人
出席監事: フランク モアヘッド（FM）、佐藤綾子（ES）
議長：HI
書記：ES
3. 議題
1) アンソロジー
2) 事務の外注
3) SNSへのコミットメント
4) IJETビデオ一般公開ガイドライン
5) IJET24および25
6) JATミッション・ステートメント
7) 理事会の優先事項
8) IJETマニュアル・バージョン9.2
9) JATのPR （有料広告）
10) 細則
11) アンソロジー電子版
12) IJET会議録（proceedings）
13) 財務
14) 日本政府観光局の招請事業への参加
4. 議事および決定事項
1) アンソロジー
アンソロジーに関し、FUは現在までの支出の内訳を説明した （合計 \513,226）。印刷部数1,500のうち、約半分が配布されている。キンドル他電子版のダウンロードも可能になったことをCAが報告した。
提案: 来年度もアンソロジーを出版し、次回はテーマを絞ったものにする。
提案者：FU
支持者：MaK
議決：挙手により可決
2） 事務の外注
JATの事務の一部を請け負ってもらい、ボランティアの負担を減らすため、MeKは候補の業者を選び、10月20日の東京月例会に参加するよう同業者に依頼した。
3）SNSへのコミットメント
SNSに精通する6人のメンバーから成る委員会が発足し、JATのSNS （現在はTwitterおよびFacebook）活動を始めた。
提案：: YTが提案したSNSの年間予算￥220,000を承認する。
提案者： CA
支持者： HI
議決：: 挙手により可決
4）IJETビデオ一般公開ガイドライン
IJETで撮影されたビデオについて、CAとYT（ウエブマスター、ウェブマスター補佐）の提案するガイドラインを理事会で議論した。（参照１）
提案：ウエブマスターとウェブマスター補佐の提案するガイドラインを承認する。
提案者：CA
支持者：MaK
議決：挙手により可決
本ガイドラインはIJETマニュアルに反映するものとする。
5）IJET24および25
KSは、IJET24の進行状況（通訳用施設を使用する計画、ホテルの手配など）および2014年のIJET25を東京で開催する提案が出されたことを報告した。
提案：キャシー・エベーストの提出した2014年IJET25東京提案書を承認する。
提案者：KS
支持者：MeK
議決：挙手により可決
6) JATミッション・ステートメント
FMが作成したJATミッション・ステートメント案を理事会が議論した。MaKはメンバーシップ担当理事として、JATの活動内容と目的を説明する際に極めて有用であるという意見を出した。JAT定款と整合するように案を編集し、日本語版を作成し、日英両方をJATのホームページに掲載することを投票で決定することに理事会は合意した。
7) 理事会の優先事項
JATの活動はここ数年拡大しており、特にこの数ヶ月間において顕著であるため、理事会はその役割の焦点を定め直すべきだとCAは発言した。理事会と委員会の意思伝達手段であるBasecampは極めて複雑になり、かつ情報量とプロジェクトやスレッドの数が多すぎる。しかし、BasecampはJATの記録を残すために使用されるとCAは述べた。監事にとって、確実に法規制へ準拠するために、JATの全ての活動をモニターできることが重要であるとFMは指摘した。
Basecampではモデレーターの議論が行われていないとCAが述べた。モデレーターは機密保持のため、議論を非公開で行っており、結果をBasecampに報告している。
理事会は以下を合意した。
- 理事会の明示的な承認を得ることなく理事会の議論および報告がBasecampの外でおこなわれることが決してあってはならない。Basecampでの議論はBasecamp内に留まるものとする。
- JATメーリング・リストその他の媒体へ投稿する理事は、意見を表明する際にその立場を明白にすること（例：個人として、あるいは理事として）
Basecamp使用者の負担を減らすシステムを構築し、ガイドライン（守秘義務の規定を含む）を作成し、すでにBasecampにあるツールを活用することに理事会は合意した。CAとYTは本件を担当する。
HIは理事会の優先順位のリストを作成し、優先事項、時期、各活動の担当者を明確にするためにガント・チャートを作成する。
各役員は各自の優先事項を述べた。
CAおよびYT
- ホームページに関する14項目の優先事項を完了させる （参照2）
提案：一定期間（次のIJETまで）IJETのコンテンツにアクセスできるIJET登録者（非会員）グループ（仮称）を設定する。
提案者：CA
支持者：HI
議決：挙手により可決
14の優先事項の中で特に以下をCAは説明した。
- 分科会のインフラを完成させる。これは複数のメーリング・リストを含む。
- 再利用可能なIJETのページを設定し、IJET-24サイトを完成させる。
- フォーラムを廃止し、JATの運営について議論できるリストを作る。
KH
- JATのパンフレットを作成
文章量を減らし（KH：日本語、FU：英語）、統一性を保ち、一貫性のあるJATブランドを確立させるため、他のJATのデザイン（例：ホームページやアンソロジーの表紙）を参照するようデザイナーに依頼することに理事会は合意した。パンフレットは、遅くとも次のIJETに配布できるように用意されるものとする。
KS
- IJETマニュアルの承認（午後に検討）
MeK
- 請求書の支払および日々の会計処理
MaK
- メンバーシップ担当理事マニュアルの作成
- askjat （メールの一般的な問合せ）質問ログを作成
- コンテスト・マニュアルの作成
- コンテストのフォロー・アップ（10月18日時点で合計49名の応募）
- ディレクトリーを顧客と会員へより広く知ってもらう
- ジョブ・リストの設立
- 使い勝手をよくする。例：「送信」ボタンを押すと色が変わる、ディレクトリ－から良い翻訳者（専門分野など）を探す方法、検索機能の改善、プロフィールの改善方法、新規会員のためのオリエンテーション・ビデオを作成。
ES
- 細則の改定（定款の改訂について東京都庁からまだ回答がない）
FM
- 選挙委員の編成に着手し、候補者を探す。
- 理事と会員の間の情報ギャップを埋める（例：新規会員はJATが何をしているのか知らずに質問することが多いため、理事会が関与しているプロジェクトのリストを作る）
- 自己紹介システムを再開する（新規会員による自己紹介）
HI
- 理事と監事に立候補するよう呼びかける
- ボランティアの負担を減らす（事務の外注化など）
- 様々なプロジェクトやイベントのための手順と指針を作成する。
- IJET会議録（proceedings）をどうするか決定する。
8) IJETマニュアル・バージョン9.2
役員はIJETマニュアル・バージョン9.2 を検証した。議論されたドラフトへの変更を反映し（KS）、再度検討し、投票することに決定した。
またJATに関わる問題をTwitter、Yahoo mail、Googleなどの無料サービスでやり取りしないことに合意した。
9) JAT PR （有料広告）
KHは2名のPR役員と各委員につき１名のPR担当者を任命することを提案した。PRはウエブサイトとSNSに密接に関連するため、CAおよびYTと協働することにKHは合意した。
CAは情報をより効率的に、かつ会員への負担が少ない方法で管理し、JATのウエブサイトへのアクセスを増やす必要性を強調した。
JATの目的は、翻訳者のコミュニティーへサービスを提供することであり、会員数の増加は結果として生じる可能性があるものの、目的ではないことを確認した。PRのアイデアとして、主要なメディアに定期的にコラムを掲載、顧客教育、経験の長いベテラン翻訳者と通訳者へのサービスを増やす、などが挙げられた。
10) 細則
最近の方針と実施状況の変化に基づき、会費と謝礼の支払いのセクションを改訂することに理事会は同意した。FMは支払いオプションに関するセクションII.4.3を改訂した英語版を作成し、理事会の承認を求めるものとする。
11) アンソロジー電子版
理事会は以下に合意した。
- JAT会員はアンソロジーの電子版をダウンロードして第三者に提供することができる。
- JATはアンソロジーをAmazonで無料で提供できるようにする。
- JATは、この先数ヶ月において、１つか２つのエッセーをJATのホームページに掲載する。
上記のアイデアをアンソロジー委員会で検討することにFUは同意した。
12) IJET会議録（proceedings）
会議の記録方法が変化してきたことを考慮して、10月20日の東京月例会において、会議録（proceedings）についての意見を同会の参加者に聞くことに理事会は合意した。要約をビデオや資料へリンクさせ、JAT会員とIJET参加者がダウンロードできるようにすることをCAは提案した。ハード・コピーを配布するという選択肢もある。
13) 財務
各SIGは、謝礼および経費に関するガイドラインに従うか、もしくは独立性の高い運営を行うか、選択できるようにすることに理事会は合意した。
14)日本政府観光局の招請事業への参加
日本政府観光局（JNTO）の招請に応じ、2013年３月の「国際会議海外キーパーソン招請事業 （Meet Japan 2013）」に参加することに理事会は合意した。
5. 議事録署名人の選任
定款第38条（５）に基づき、FUおよびMeKの2名が議事録署名人に選任された。HIは18時10分に理事会を閉会した。
議長 岩田ヘレン
署名人 木本恵
署名人 ウレマン フレッド
参照１ IJET動画の一般公開に関するガイドライン
1．公開時期
・IJETの動画のうち許可を得ているものについては、IJET閉幕から1年前後経過後に一般公開できるものとする。
2．公開範囲
・公開する場所は、JATウェブサイト（http://jat.org/）とする。一般公開後は、Facebookで公開してもよい。
・その他の媒体に掲載する場合は、JATウェブサイトへのリンクのみ掲載するものとする。
3．スピーカー／参加者の承諾
a. スピーカーの承諾
・IJET運営委員会は、講演者、パネリスト、ボランティアに対し、事前に動画撮影について通知しなければならない。
・IJET運営委員会は、講演者、パネリスト、司会進行役に対し、撮影した動画をJAT会員専用サイトで公開してよいか、IJET閉幕から1.0年経過後に一般公開してよいか、必ず確認しなければならない。承諾を得られない項目については公開を禁止する。
・IJET運営委員会は、講演者、パネリストに対し、セッションで使用した関連資料（プレゼンテーション資料、配付資料など）について、JAT会員専用サイトで公開してよいか、IJET閉幕から1.0年経過後に一般公開してよいか、必ず確認しなければならない。承諾を得られない項目については公開を禁止する。
b. 参加者の承諾
・IJET運営委員会は、上記3-aの承諾が得られた項目について、（1）各セッション会場にて撮影を実施すること、（2）JATウェブサイトのJAT会員専用ページで公開すること、および（3）1.0年経過後に一般公開する場合があることを以下の手段によって参加者に告知するものとする。
（1） IJETのプログラム冊子に明記する。
（2） IJETウェブサイトに明記する。
（3） IJETの開会式において告知する。
（4） 各セッション会場において、セッション開始前に動画撮影を行うことを参加者に告知する。
4．動画の撮影／編集／アップロード <略>
5. 次期ウェブマスターへの引き継ぎについて<略>
参照2 ホームページに関する14の優先事項
（1） 分科会のインフラを完成させる。これはリストの選択、強力なリスト検索ページ、各分科会の専用ページなどを含む。
（2） フォーラムからリストによる複数コミュニケーション・システムへ移行（（1）に関連）
（3） 上位レベル技術チームの編成
（4） 新しいIJET登録システムの開発および移行
（5） 選挙システムをEEへ移行
（6）「JATストア」の設立
（7） 「プロフィール編集」ページとシステムの改善
（8） 古いJATのコンテンツと現在のウエブサイトを統合
（9） サイトの整理を継続
（10） ジョブ・チャネルの実施
（11） SNS運営方針の設立
（12） IJETビデオに関する一般公開方針を設定
（13） ウエブマスター・マニュアルの作成を継続
（14） 新しいメンバー・グループ（IJETメンバーなど）を追加し、構成を再考